Privacyverklaring Energy Incentives & Events BV

Energy Incentives & Events hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Energy Incentives & Events houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke weten regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

- uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
- verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt;
- vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop zullen wijzen en deze zullen respecteren.

Als Energy Incentives & Events zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u na het doornemen van onze Privacyverklaring hierover vragen heeft of in algemene zin contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit door gebruik te maken van de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Energy Incentives & Events verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

- administratieve verwerking van de opdracht;
- communicatie over de opdracht;
- de uitvoering van de opdracht.

De grondslag voor deze persoonsgegevens is de afgesloten overeenkomst.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan Energy Incentives & Events de volgende persoonsgegevens van u vragen:

a) standaard persoonsgegevens:
- uw voorna(a)m(en);
- eventuele tussenvoegsels;
- uw achterna(a)men;
- een (zakelijk) telefoonnummer en/of een (zakelijk) mobiel telefoonnummer;
- uw (zakelijk) e-mailadres;
- uw geslacht;
- uw adres, postcode en woonplaats;
- uw betaalgegevens (bijv. uw bankrekening).
b) als u zich aanmeldt als reiziger (aanvullende persoonsgegevens): - uw geboortedatum;
- gegevens omtrent uw paspoort of identiteitskaart (nummer, vervaldatum, nationaliteit);
- uw medische gegevens;
- uw diëten; 
- uw telefoonnummer en e-mailadres;
- contactgegevens ten behoeve van noodgevallen tijdens de reis.

Uw persoonsgegevens worden door Energy Incentives & Events opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor de hieronder genoemde periodes:

- Aanvullende persoonsgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst t/m 6 maanden na terugkomst
- Alle overige persoonsgegevens van een overeenkomst worden maximaal 7 jaar bewaard, gerekend vanaf de datum van terugkomst.

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door Energy Incentives & Events verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling:
- U nieuws, informatie en aanbiedingen sturen van Energy Incentives & Events.
De grondslag voor deze persoonsgegevens is uw inschrijving voor de nieuwsbrief.

Voor de bovenstaande doelstelling kan Energy Incentives & Events de volgende persoonsgegevens van u vragen:

- uw voornaam;
- eventuele tussenvoegsel;
- uw achternaam;
- uw e-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Energy Incentives & Events opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode:

- Tot u zich afmeldt voor onze nieuwsbrief, of;
- Tot wij u een aan u geadresseerde nieuwsbrief als ‘onbezorgd’ terugontvangen.
Verwerking van persoonsgegevens van prospects en andere geïnteresseerden
Persoonsgegevens van prospects en andere geïnteresseerden worden door Energy Incentives &
Events verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Energy Incentives & Events de volgende persoonsgegevens van u vragen of verwerken:

- uw voornaam;
- eventuele tussenvoegsels;
- uw achternaam;
- uw telefoonnummer;
- uw e-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Energy Incentives & Events opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

- Gedurende de periode dat u wordt beschouwd als een prospect of geïnteresseerde. 

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons verstrekt kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
- het verzorgen van de (financiële) administratie;
- het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij verstrekken nooit persoonsgegevens aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Een voorbeeld van een wettelijke verplichting is dat de politie in het kader
van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen en buiten de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de in de opdracht betrokken reisdienst.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Energy Incentives & Events bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

- Alle personen die namens Energy Incentives & Events van uw persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
- Wij anonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
- Wij testen en evalueren regelmatig onze beveiligingsmaatregelen.
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van uw persoonsgegevens. 

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een eerder door u gegeven toestemming, dan heeft u altijd het recht deze toestemming weer in te trekken. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Energy Incentives & Events, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!

Contactgegevens
Energy Incentives & Events BV
Dorpsstraat 6
3451 BK Vleuten
Telefoon: +31 (346) 567 707
E-mail: info@energy-incentives.nl