Privacyverklaring Energy Incentives & Events BV
Energy Incentives & Events hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Energy Incentives & Events houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke weten regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
- verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt;
- vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop zullen wijzen en deze zullen respecteren.
Als Energy Incentives & Events zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u na het doornemen van onze Privacyverklaring hierover vragen heeft of in algemene zin contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit door gebruik te maken van de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers
Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Energy Incentives & Events verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:
- administratieve verwerking van de opdracht;
- communicatie over de opdracht;
- de uitvoering van de opdracht.
De grondslag voor deze persoonsgegevens is de afgesloten overeenkomst.
Voor de bovenstaande doelstellingen kan Energy Incentives & Events de volgende persoonsgegevens van u vragen:
a) standaard persoonsgegevens:
- uw voorna(a)m(en);
- eventuele tussenvoegsels;
- uw achterna(a)men;
- een (zakelijk) telefoonnummer en/of een (zakelijk) mobiel telefoonnummer;
- uw (zakelijk) e-mailadres;
- uw geslacht;
- uw adres, postcode en woonplaats;
- uw betaalgegevens (bijv. uw bankrekening).
b) als u zich aanmeldt als reiziger (aanvullende persoonsgegevens): - uw geboortedatum;
- gegevens omtrent uw paspoort of identiteitskaart (nummer, vervaldatum, nationaliteit);
- uw medische gegevens;
- uw diëten;
- uw telefoonnummer en e-mailadres;
- contactgegevens ten behoeve van noodgevallen tijdens de reis.
Uw persoonsgegevens worden door Energy Incentives & Events opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor de hieronder genoemde periodes:
- Aanvullende persoonsgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst t/m 6 maanden na terugkomst
- Alle overige persoonsgegevens van een overeenkomst worden maximaal 7 jaar bewaard, gerekend vanaf de datum van terugkomst.
Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees
Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door Energy Incentives & Events verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling:
- U nieuws, informatie en aanbiedingen sturen van Energy Incentives & Events.
De grondslag voor deze persoonsgegevens is uw inschrijving voor de nieuwsbrief.
Voor de bovenstaande doelstelling kan Energy Incentives & Events de volgende persoonsgegevens van u vragen:
- uw voornaam;
- eventuele tussenvoegsel;
- uw achternaam;
- uw e-mailadres.
Uw persoonsgegevens worden door Energy Incentives & Events opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode:
- Tot u zich afmeldt voor onze nieuwsbrief, of;
- Tot wij u een aan u geadresseerde nieuwsbrief als ‘onbezorgd’ terugontvangen.
Verwerking van persoonsgegevens van prospects en andere geïnteresseerden
Persoonsgegevens van prospects en andere geïnteresseerden worden door Energy Incentives &
Events verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn.
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Energy Incentives & Events de volgende persoonsgegevens van u vragen of verwerken:
- uw voornaam;
- eventuele tussenvoegsels;
- uw achternaam;
- uw telefoonnummer;
- uw e-mailadres.
Uw persoonsgegevens worden door Energy Incentives & Events opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Gedurende de periode dat u wordt beschouwd als een prospect of geïnteresseerde.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons verstrekt kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
- het verzorgen van de (financiële) administratie;
- het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
Wij verstrekken nooit persoonsgegevens aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Een voorbeeld van een wettelijke verplichting is dat de politie in het kader
van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen en buiten de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de in de opdracht betrokken reisdienst.
Minderjarigen
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
Energy Incentives & Events bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens Energy Incentives & Events van uw persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
- Wij anonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
- Wij testen en evalueren regelmatig onze beveiligingsmaatregelen.
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van uw persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een eerder door u gegeven toestemming, dan heeft u altijd het recht deze toestemming weer in te trekken. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Klachten
Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Energy Incentives & Events, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van onze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!
Contactgegevens
Energy Incentives & Events BV
Dorpsstraat 6
3451 BK Vleuten
Telefoon: +31 (346) 567 707
E-mail: info@energy-incentives.nl
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Privacy Statement Energy Incentives & Events BV
Energy Incentives & Events is committed to protecting your personal data. In this Privacy Statement, we aim to provide clear and transparent information about how we handle personal data.
We make every effort to ensure your privacy and therefore handle personal data with care. Energy Incentives & Events adheres in all cases to the applicable laws and regulations, including the General Data Protection Regulation. This entails that we in any case:
- process your personal data in accordance with the purposes for which they have been provided, these purposes and types of personal data are described in this privacy statement;
- processing of your personal data is limited to only those data that are minimally necessary for the purposes for which they are processed; - ask for your explicit permission if we need it for the processing of your personal data;
- have taken appropriate technical and organizational measures so that the security of your personal data is guaranteed;
- do not pass on personal data to other parties, unless this is necessary for the execution of the purposes for which they were provided;
- are aware of your rights regarding your personal data, will point this out to you and will respect these rights.
As Energy Incentives & Events, we are responsible for processing your personal data. If, after reading through our Privacy Statement, you have any questions about it or wish to contact us in general terms, you may do so by using the contact details at the bottom of this document.
Processing personal data of customers or suppliers
Personal data of customers or suppliers are processed by Energy Incentives & Events for the following purposes: - administrative processing of the assignment;
- communication about the assignment;
- execution of the assignment. The basis for this personal data is the concluded agreement. For the above purposes, Energy Incentives & Events may request the following personal data from you: (a) standard personal data:
- your first name(s);
- any prefixes;
- your last name(s);
- a (business) telephone number and/or a (business) mobile telephone number;
- your (business) e-mail address;
- your gender;
- your address, postal code and place of residence;
- your payment details (e.g. your bank account). b) if you register as a traveler (additional personal data):
- your date of birth;
- data concerning your passport or identity card (number, expiration date, nationality);
- your medical data;
- your diets;
- your telephone number and e-mail address;
- contact data for emergency purposes during the trip.
Your personal data will be stored by Energy Incentives & Events for the above processing for the periods listed below:
- Additional personal data will be kept for the duration of the agreement until 6 months after return
- All other personal data of an agreement will be kept for up to 7 years from the date of return.
Provision to third parties
We may provide the information you provide to us to third parties as necessary to carry out the purposes described above. For example, we use a third party for:
- providing the internet environment of the AVG program;
- providing the (financial) administration;
- providing newsletters and invitations.
We never provide personal data to other parties with whom we have not concluded a processing agreement. We will of course make the necessary agreements with these parties (processors) to ensure the security of your personal data. Furthermore, we will not provide the data you provide to other parties unless we are legally obliged or permitted to do so. An example of a legal obligation is when the police request (personal) data from us as part of an investigation. In such a case we must cooperate and are obliged to hand over this data. We may also share personal data with third parties if you give us written permission to do so.
Inside and outside the EU
We do not provide personal data to parties located outside the EU unless this is necessary for the performance of the travel service involved in the order.
Minors
We process personal data of minors (persons under 16 years of age) only if written consent is given by the parent, guardian or legal representative.
Retention period
Energy Incentives & Events does not retain personal data longer than necessary for the purpose for which it was provided or required by law.
Security
We have taken appropriate technical and organizational measures to protect personal data about you from unlawful processing, for example, we have taken the following measures:
- All persons who may learn of your personal data on behalf of Energy Incentives & Events are bound by confidentiality.
- We maintain a username and password policy on all our systems.
- We anonymize and ensure the encryption of personal data when appropriate.
- We make backups of personal data to restore it in case of physical or technical incidents.
- We regularly test and evaluate our security measures.
- Our employees are informed about the importance of protecting your personal data.
Rights regarding your data
You have the right to access, correct or delete the personal data we have received from you. You can also object to the processing of all or part of your personal data by us or one of our processors. You also have the right to have us transfer the personal data you have provided to yourself or on your behalf directly to another party.
If we process your personal data on the basis of consent previously given by you, you always have the right to withdraw this consent. We may ask you to identify yourself before we can comply with the aforementioned requests.
Complaints
If you have a complaint about the processing of your personal data by Energy Incentives & Events, please contact us directly. If we cannot work it out with you, we will of course find this very annoying. You always have the right to lodge a complaint with the Authority for Personal Data, the supervisory authority in the field of privacy protection.
Questions
If you have any questions or comments following our Privacy Statement, please contact us!
Contact details
Energy Incentives & Events BV
Dorpsstraat 6
3451 BK Vleuten
Phone: +31 (346) 567 707
E-mail: info@energy-incentives.nl